5 ошибок при работе с первичными документами

Мы знаем, что вы умнички и не допускаете таких ошибок. Это материал для ваших коллег и помощников. Не забудьте с ними поделиться

Первичная документация: нужна или ну ее

Без первичной документации не будет функционировать ни одно предприятие. Каждое событие — будь то хозяйственная сделка или финансовая операция — обязательно сопровождается оформлением первички.

Ошибки в первичных документах — риск попасть под дополнительную проверку налоговых органов. Неправильное оформление документации станет еще и причиной неверных расчетов итоговых показателей компании, а это может отразиться и на показателях, и на стратегии, и на том, будут ли такого хорошего человечка как вы сильно ругать.

Где именно могут всплыть косяки, сейчас разберемся.

Ошибка № 1. Внести правки в готовую бухгалтерскую отчетность

Грамотно подготовленная первичка будет основой для контроля финансовых потоков, формирования итоговых показателей и расчета налогов.

Уверены, что вы знаете об обязательном экземпляре бухгалтерской отчетности. Том самом, который с 2020 года необходимо предоставлять в налоговую в электронном виде для размещения на государственном портале для бухгалтерских отчетов компаний.

Ситуация: вы уже сдали все отчеты, как и полагается, но вдруг обнаружили ошибку. Что делать? Паниковать.

За нарушения правил ведения бухгалтерской отчетности, в соответствии со статьей 120 НК и ст. 15.6 КоАП, предусмотрены штрафные санкции. Лучше лишний раз перепроверить.

Не паниковать и просто исправить ошибки в отчетности. А уже после этого отправить документы в ИФНС в электронной форме. Помните, что у вас есть 10 рабочих дней, о чем предупреждает звонок черноволосой девочки из колодца, после внесения изменений или после утверждения годового отчета компании. После — ошибка превратится в нарушение.

Ошибка № 2. Исправить в документе опечатку или просчет

Представьте, что документы уже готовы, начальство поставило подписи и печати, но на какой-то строчке красуется арифметическая или техническая ошибка. Кажется, что можно подчистить ошибку ластиком или замазать корректором, а сверху — написать верные цифры. Но это нарушение и делать так категорически нельзя. Да просто нельзя: что значит «категорически»? Наш копирайтер перестарался.

Важно! Не во всю первичную документацию можно вносить корректировки. Исправления не допускаются в банковских документах и кассовых чеках. Если ошибка появилась в них, придется заменить документ на новый.

Кстати, для документов, которые фиксируют двусторонние расчеты, есть дополнительное правило.

Исправленный вариант нужно не только проверить и закрепить подписями, но и выслать контрагенту, который принимал участие в сделке.

Выход есть. Уволить копирайтера. Ошибку, как арифметическую, так и техническую, нужно исправить, а документ с корректировками — заверить подписями тех, кто его изначально составил (п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Ошибка № 3. Спутать реквизиты

Еще одна ошибка, которую не всегда удается предотвратить: выпить лишнего на корпоративе неверно указанные реквизиты.

Как такое получается? Например, в документе прописаны условия грузоперевозки, а получатель и плательщик — разные лица. А вот адрес указан один и тот же: и в графе грузополучателя, и в графе плательщика.

Кстати, отсутствие реквизитов — тоже ошибка. В этом случае невозможно установить достоверно ни участников сделки, ни товар или его стоимость.

Заполняя реквизиты сторон, не поленитесь перепроверить данные несколько раз. И не просто посмотреть на заполненные строки, а сверить реквизиты с договором или другим документом.

Чтобы избежать путаницы и заполнить документ по правилам, укажите в графе «плательщик» юридический адрес, в графе «получатель» — фактический адрес доставки.

Ошибка № 4. Первичные документы идут вразрез с положениями договора

Распространенная ситуация: в договоре прописаны положения об одном, а первичка составлена по противоречащим тезисам.

На основании письма ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20−3/96@ («Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры»), можно применять универсальный передаточный документ (он же — УПД) вместо договора. С его помощью закон позволяет уменьшить базу налогообложения по НДС.

УПД удобен, но есть загвоздка: такая форма носит лишь рекомендательный характер. В письме ФНС от 14.09.2017 № ЕД-4−15/18 322 говорится, что можно дополнять УПД пунктами, которые примут обе стороны. Однако это устраивает не всех. Контрагенты зачастую предпочитают прописать все нюансы в договоре, а туда включают дополнительно счет-фактуру и акт.

Именно этот договор и следует учитывать при составлении первичной документации, а не пункты из УПД. Так вы предотвратите споры с контрагентом и не будете терять время на разбирательства.

Ошибка № 5. Не воспользоваться распознаванием первички от Dbrain

Опечатки и просчеты добавляют лишней работы. При этом основная причина таких ошибок — человеческий фактор.

Где-то недоглядел или отвлекся, случайно уехала строчка или в буфере обмена остался адрес и теперь он красуется и для плательщика, и для получателя.

Dbrain — это компания по распознаванию документов с помощью ИИ. Ваш главный помощник в распознавании первички, который экономит время и деньги.

Помимо распознавания без ошибок Dbrain присвоит документу тип, и вам не придется ломать голову, где тут накладная, а где — счет-фактура. Благодаря И И вы больше не будете тратить время на монотонную работу и сможете заняться вещами, пока что неподвластными ИИ. Например, прочитаете этот материал, посмеетесь и отправите коллегам.

Сервис распознает любой документ: хоть чек, хоть накладную. Даже какой-то самый странный и невиданно заумный договор можно занести в вашу систему без ошибок в считанные секунды.