Представьте, как ваш бухгалтер вручную забивает данные из тысячи счетов-фактур. Минутное отвлечение — и платеж уходит не туда. Опечатка в договоре — и ваш юрист хватается за голову.

Автоматическое распознавание документов решает эти проблемы: ускоряет работу, минимизирует ошибки и избавляет сотрудников от рутины. Но как выбрать подходящее решение среди десятков сервисов на рынке? Разбираем ключевые критерии.

1. Точность распознавания критически важных данных

Допустим, вам нужно обработать тысячу договоров. Один сервис обещает 99% точности, но путает важные цифры. Другой — 95%, но ошибки не касаются критичных данных. Какой выбрать?

Что важно проверить:

• Тестовое распознавание ваших документов (а не только тех, что предоставляет сервис).
• Работу с плохим качеством: размытые сканы, нестандартные шрифты, рукописные элементы.
• Какой тип ошибок встречается чаще — не все ошибки одинаково опасны.

Идеального OCR не существует, но тестирование на реальных данных поможет выбрать наиболее стабильное решение.

2. Скорость обработки

Когда речь идет о сотнях документов в день, разница в несколько секунд на обработку — это часы работы сотрудников.

Что важно проверить:

• Скорость обработки одного документа (хороший сервис справляется за 1–2 секунды).
• Задержка на загрузку и выдачу результата — чем быстрее API, тем выше эффективность.
• Поддержка потоковой обработки (чтобы документы не загружались по одному вручную).

Сервис работает качественно, но медленно? Или быстро, но плохо? Вы теряете деньги.

3. Обилие поддерживаемых форматов

Вы работаете не только со сканами и PDF, но и с фото, сделанными на телефон? Идеальный сервис должен справляться:

• С разными форматами: JPEG, PNG, PDF, TIFF и другие форматы, которые встречаются в вашей работе.
• С разными типами документов: паспорта, водительские удостоверения, договоры, счета-фактуры и другие нужные вам документы.
• С фото с мобильных телефонов: такие изображения часто содержат искажения, блики, тени и вообще могут быть сделаны в очень низком качестве. Для хорошего сервиса это посильная задача. У Dbrain есть кейс, где мы распознали очень шумный паспорт с качеством 98%. Почитайте на досуге.

Чем больше типов документов и форматов поддерживает сервис, тем меньше действий придётся совершать вам при внедрении. Никаких дополнительных разработок и донастроек — а это всегда приятно.

4. Интеграция. Впишется ли сервис в ваш бизнес?

Как бы ни был хорош OCR, если он не интегрируется с вашей CRM, ERP или внутренними системами — толку от такого сервиса мало.

Что важно:

• API с понятной документацией.
• Готовые модули для вашей CRM/ERP.
• Поддержка нужных языков программирования.

Интеграция требует много времени и ресурсов? Такой вариант подойдёт не всем. Главное, подойдёт ли он вам.

5. Безопасность и защита персональных данных

Если документы содержат персональные данные, сервис должен соответствовать требованиям безопасности.

Что проверить:

• Соответствие ФЗ-152 и другим нормативам.
• Методы шифрования и защиты данных.
• Возможность локального развертывания (он-премис версия).

Сегодня защита данных — это не опция, а обязательное требование для компаний, которые работают с личными данными.

6. Антифрод. Если документы нужно проверять на подделку

Для банков, МФО, страховых и HR-отделов важно не просто распознать документ, но и убедиться, что он настоящий.

Проверьте дополнительные возможности сервиса. Есть ли у него:

• Проверка цифровых манипуляций с изображением.
• Сверка данных с внешними базами.

Если ваш бизнес связан с верификацией личности, выбирайте OCR с антифрод-функциями

7. Разумеется, цена

У сервисов распознавания бывают разные модели оплаты:

• Pay-per-use — платите за обработку каждого документа (пример: 2 рубля за страницу).
• Подписка — фиксированная оплата в месяц, если у вас стабильные объёмы.
• Лицензия — разовый платеж за ПО, если вы хотите локальное развертывание.

Как выбрать:

• Рассчитайте, сколько документов обрабатываете в месяц.
• Посчитайте стоимость обработки в разных моделях оплаты.
• Выбирайте самый выгодный вариант под ваш бизнес.

Чем чётче вы понимаете ваш объём документов, тем меньше будете переплачивать.

Финалим. Как выбрать лучший сервис?

1️⃣ Протестируйте точность на своих документах.
2️⃣ Проверьте скорость и возможность потоковой обработки.
3️⃣ Убедитесь, что сервис работает с вашими форматами.
4️⃣ Оцените легкость интеграции с вашими системами.
5️⃣ Не забывайте о безопасности данных.
6️⃣ Если нужна верификация, выбирайте OCR с антифрод-функциями.
7️⃣ Выберите модель оплаты, которая подходит вашему объёму работы.

Как не забыть всё, что вы только что прочитали? Скачайте наш чек-лист с 34 ключевыми вопросами к поставщикам OCR-решений:

А если останутся вопросы, просто напишите нам. Или изучите наш сайт — там много полезного, особенно во вкладке «Спецпроекты».